Zarządzanie wirtualnymi zespołami: Kluczowe wyzwania i narzędzia
Rynek pracy coraz częściej stawia przed menedżerami wyzwanie współpracy z zespołem, którego członkowie pracują z różnych miejsc. Zarządzanie wirtualnym zespołem to zadanie, które wymaga od lidera nie tylko umiejętności organizacyjnych, ale także odpowiednich narzędzi, dzięki którym uda mu się skutecznie zarządzać pracą swojego zespołu.
1. Komunikacja jako kluczowy element
Wirtualne zespoły łączy jedno – praca na odległość. Technologie, dzięki którym możliwe stało się pracowanie z dowolnego miejsca, zmieniły sposób zarządzania i wymagają nowych umiejętności od liderów zespołów. Bez dobrych narzędzi i umiejętności efektywnej komunikacji, wspólna praca na odległość może okazać się trudna, co w konsekwencji sprawi, że cały projekt się opóźni lub zakończy fiaskiem. Wymianę informacji w wirtualnym zespole należy opierać na campingach on-line, webinarach lub portalach, które ułatwiają bezpośredni kontakt zespołu i usprawniają wymianę informacji.
1. Wykorzystanie nowych technologii
Nieodzowne w zarządzaniu wirtualnym zespołem są narzędzia, głównie te o charakterze technologicznym. Collaborative workspace, dzięki któremu można zdalnie organizować spotkania zespołowe, projektować, rozpoczynać sondowania opinii i uczestniczyć w dyskusjach. Kolejnym bardzo przydatnym narzędziem jest portal do współdzielenia dokumentów, jednym z zapewniających bezpieczeństwo i przejrzystość jest przykładowo Dropbox. Można też zdecydować się na e-mail, który w porównaniu z innymi narzędziami jest zdecydowanie mniej skuteczny, a od strony organizacyjnej nie może ogarnąć każdego aspektu tej pracy.
1. Wyzwania w pracy zdalnej
Praca w wirtualnym zespole niesie ze sobą szereg wyzwań, z którymi zetknęli się już menedżerowie. Przede wszystkim ważne są tutaj trudności z zmotywowaniem zespołu do pracy, brak kontroli nad harmonogramem i rozłożeniem zadań. Wiążą się z tym także znaczne trudności we wzmacnianiu kultury tworzenia zespołu czy budowaniu relacji między pracownikami. W trudnych sytuacjach manager musi kierować się oprogramowaniem do zarządzania zadaniami, przypominając o terminach i monitorując postępy w realizacji.
1. Kierowanie z małym budżetem
Znaczna część projektów zleconych menedżerowi wirtualnego zespołu jest finansowana z funduszu prywatnego, co często oznacza, że muszą pracować z ograniczonym budżetem. Oczywiście, przede wszystkim musi mieć dostęp do przynajmniej niektórych narzędzi, ale to nie oznacza, że powinien korzystać z najdroższych narzędzi. Wiele rozwiązań Open Source może być bardzo skuteczne, działając na takie narzędzia jak Slack do rozmów zespołowych.
1. Wyzwania dla menedżerów
Kierowanie wirtualnym zespołem to zadanie bardzo wymagające, co sprawia, że nie każdy menedżer może sobie z nim poradzić. Ma ona na celu wykazanie się cechami, takimi jak umiejętność jak udzielanie feedbacku, budowanie zaangażowania zespołu i jego motywację. Wymagane jest również prowadzenie wirtualnych szkoleń i konsultacji, które ułatwią zrozumienie celów biznesowych i wyników pracy. Zdecydowanie ważne jest też zachowanie bliskiego kontaktu ze swoim zespołem, aby pomagać w rozwiązywaniu problemów, odpowiadać na pytania.
Podsumowując, zarządzanie wirtualnymi zespołami to dziś jedno z kluczowych wyzwań dla każdego menedżera. Do efektywnego kierowania niezbędne są odpowiednie narzędzia, jak i dokładna znajomość wirtualnego środowiska pracy. Warto też pamiętać, że w zarządzaniu wirtualnym zespołem kluczowe jest dopasowanie do potrzeb pracowników, efektywne planowanie i tworzenie pozytywnych relacji.
Artykuł powstał przy współpracy z meblove.net.pl
